1 Obecná ustanovení
Na ochranu osobních údajů klademe velký důraz. Tyto Zásady osobních údajů vás informují o tom, jak společnost European Leadership & Academic Institute, s.r.o. (dále „Správce údajů” nebo též „my“), zpracovává vaše osobní údaje a jak dále s vašimi osobní údaji nakládáme a chráníme je. Osobními údaji jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, tedy vás, pokud jste fyzickou osobou, a/nebo vašich zaměstnanců (dále jen „zákazník“ nebo též „vy“).
Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem plnění a realizace objednávek, registrací a smluv a zasílání sdělení o realizovaných a plánovaných akcích.
Účelem těchto zásad ochrany osobních údajů (dále „Zásady ochrany osobních údajů”) je informovat vás o (i) tom, jak shromažďujeme a zpracováváme vaše osobní údaje, (ii) vašich právech, jak je můžete uplatňovat, a co jsme učinili pro to, abychom vám pomohli je uplatňovat.
Doporučujeme vám pečlivě se seznámit s těmito Zásadami ochrany osobních údajů. Využíváním služeb a poskytnutím vašich osobních údajů potvrzujete, že jste byli informováni o našem využívání vašich osobních údajů, jak je uvedeno v Zásadách ochrany osobních údajů.
2 Správce osobních údajů a kontaktní údaje
Správcem vašich osobních údajů je European Leadership & Academic Institute s.r.o., se sídlem Národní 364/39, Staré Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 261699, IČ: 24731277.
Kontaktní údaje pro jakékoliv záležitosti týkající se ochrany osobních údajů jsou:
Adresa: Národní 364/39, Staré Město, 110 00 Praha 1
Telefon: +420 774 426 062
Emailová adresa: info@elai.cz
Vezměte prosím na vědomí, že tyto kontaktní údaje můžeme v budoucnosti změnit. Aktuální kontaktní údaje můžete vždy nalézt v Zásadách ochrany osobních údajů. Aktuální Zásady ochrany osobních údajů jsou uvedeny na internetových stránkách společnosti na následujícím odkazu: Zásady ochrany osobních údajů.
3 Účel, rozsah a doba zpracování osobních ÚDAJŮ
Vaše osobní údaje zpracováváme několika různými způsoby a pro odpovídající účely:
| Kategorie subjektů údajů | Účel zpracování osobních údajů | Právní základ a zpracovávané osobní údaje | Doba zpracování |
| Naši zákazníci | Plnění a realizace smluv uzavřených se zákazníky | Právním základem je plnění smlouvy. Identifikační údaje (jméno, příjmení), kontaktní údaje (fakturační adresa, e-mail, telefon, IČO, DIČ), účetní údaje, historii objednávek. |
Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu. |
| Uplatňování nároků ze smluvních vztahů po ukončení smlouvy | Právním základem je náš oprávněný zájem spočívající v právu vymáhat pohledávky, náhradu škody a jiné nároky, které za trvání našeho smluvního vztahu mohly vzniknout. Identifikační údaje (jméno, příjmení), kontaktní údaje (fakturační adresa, e-mail, telefon, IČO, DIČ), účetní údaje, historii objednávek jsou po ukončení smlouvy nezbytné pro vymáhání pohledávek a jiných smluvních povinností ze smluv uzavřených mezi námi a těmito subjekty údajů. |
Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu čtyř let od ukončení smluvního vztahu, v případě soudního řízení po celou dobu řízení. | |
| Plnění našich povinností v oblasti vedení účetnictví a v oblasti daní | Právním základem je plnění právní povinnosti, kterou nám ukládají právní předpisy jako zákon zákona o účetnictví nebo zákon o dani z přidané hodnoty. Identifikační údaje (jméno, příjmení), kontaktní údaje (fakturační adresa, e-mail, telefon, IČO, DIČ, které jsou součástí účetních dokladů), účetní údaje (číslo bankovního účtu a další informace na daňových dokladech). |
Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány až podobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zákazníkovi poskytnuté plnění. | |
| Šíření obchodních sdělení v podobě odborných informací a zpráv, marketingových materiálů, direct emailingu, nabídek našeho zboží nebo služeb | Právním základem je náš oprávněný zájem poskytovat a nabízet Vám obdobné akce, které odpovídají Vašim potřebám, na základě našeho společného obchodního vztahu, nebo Váš souhlas. Identifikační údaje (jméno, příjmení), kontaktní údaje (e-mail, telefon), historii objednávek. |
Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztah nebo do odvolání souhlasu. | |
| Návštěvníci internetových stránek | Zaslání odpovědi na dotaz návštěvníka internetových stránek | Právním základem je plnění smlouvy nebo váš souhlas Identifikační údaje (jméno, příjmení), e-mail, dotaz položený prostřednictvím formuláře. |
Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány do vyřízení dotazu z kontaktního formuláře, nejdéle však 30 dní nebo doba, po kterou trvá Váš souhlas se zpracováním. |
| Odběratelé novinek | Pravidelné zasílání obchodních sdělení e-mailem | Právním základem je souhlas, který jste nám udělili při registraci k odběru novinek. Identifikační údaje (jméno a příjmení), kontaktní údaj (e-mail). |
Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány do odvolání souhlasu. |
Registrace na webináře, workshopy a debaty
Pro registraci zpracováváme jméno, příjmení, e-mail, vybranou akci, stav platby a souhlasy či žádosti související se smlouvou. Telefon, firma, pracovní pozice a otázky pro lektora jsou nepovinné. Odpověď, jak jste se o nás dozvěděli, používáme k vyhodnocení zdrojů zájmu; neposkytujte v otevřených polích citlivé údaje. Smluvní údaje používáme pro vyřízení objednávky, potvrzení účasti, organizační komunikaci, případné převody vstupu, reklamace a vrácení plateb. Dobrovolně doplněné údaje nám pomáhají připravit akci a komunikovat s účastníky. Vyhodnocení zdrojů zájmu a přizpůsobení obsahu vychází z našeho oprávněného zájmu na zlepšování akcí; proti tomuto zpracování můžete vznést námitku.
U objednávky evidujeme znění a verzi podmínek, čas jejich přijetí a samostatnou výslovnou žádost o poskytnutí služby v termínu před uplynutím lhůty pro odstoupení, pokud jste ji udělili. Newsletter má samostatný dobrovolný, předem nezaškrtnutý souhlas. Neudělení nebo odvolání souhlasu nebrání účasti ani zasílání organizačních informací k zakoupené akci. Souhlas lze odvolat na info@elai.cz nebo prostřednictvím odhlašovacího odkazu v newsletteru, je-li uveden.
Registrační a platební evidence je uložena v databázi na hostingu Wedos; přístup mají pověření pracovníci a technická správa v potřebném rozsahu. E-mailovou komunikaci zajišťuje náš poskytovatel e-mailových služeb. Při platbě a vystavení faktury využíváme Stripe, kterému předáváme e-mail, identifikaci objednávky, popis akce a částku. Údaje o platební kartě zadáváte přímo Stripe, náš web je neukládá. Stripe může pro vlastní zákonné povinnosti vystupovat také jako samostatný správce; podrobnosti a informace o mezinárodních přenosech najdete v zásadách Stripe. U akcí registrovaných prostřednictvím Google formuláře se údaje zpracovávají také v této službě. Identitu poskytovatele online platformy a případné informace o záznamu sdělíme před akcí.
Na objednávky a účetní doklady se vztahují doby uchování uvedené v tabulce výše. Údaje pro přípravu konkrétní akce a otázky pro lektora uchováváme nejdéle jeden rok od akce, pokud nejsou součástí řešené reklamace nebo právního nároku; údaje pro vyhodnocení zdrojů zájmu poté používáme v anonymní souhrnné podobě. Newsletterové souhlasy uchováváme po dobu odběru a doklad o souhlasu v rozsahu nezbytném pro ochranu práv. Výmaz a omezení přístupu zajišťujeme provozním postupem včetně exportů a záloh.
4 Sdílení a předávání osobních údajů (příjemci osobních údajů)
4.1 Příjemci osobních údajů
4.1.1 Osobní údaje, které shromažďujeme výše popsanými způsoby, můžeme sdílet se třetími stranami, které zajišťují některé služby související se zajištěním prodeje našeho zboží a služeb, jeho doručování, vyřizování objednávek, administrativní podporou či využívání softwarových prostředků. Podle své role mohou být tyto osoby zpracovateli nebo samostatnými správci osobních údajů. Vaše osobní údaje tak můžeme sdílet zejména:
- zpracovatelé, kteří zpracovávají Vaše osobní údaje dle našich pokynů zejména v oblasti kontaktu s veřejností, správy elektronických dat anebo vedení účetnictví];
- orgány veřejné moci a jiné subjekty, jestliže to vyžaduje platný právní předpis;
- jiné subjekty v případě neočekávané události, ve které je poskytnutí údajů nezbytné za účelem ochrany života, zdraví, majetku nebo jiného veřejného zájmu nebo je-li to nezbytné k ochraně našich práv, majetku či bezpečnosti.
4.2 Záruky
4.2.1 Při využití zpracovatelů zajišťujeme odpovídající smluvní a bezpečnostní podmínky. Při předání údajů mimo Evropský hospodářský prostor musí být zajištěn odpovídající mechanismus ochrany, například rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky; informace ke konkrétnímu předání poskytneme na žádost.
5 Zabezpečení dat
Zavedli jsme a udržujeme nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí odpovídající možnému hrozícímu riziku pro vás jako subjekt údajů. Zároveň zohledňujeme stav technologického vývoje s cílem chránit vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarová ochrana zařízení, na kterých jsou uložena osobní data atd.
6 Vaše práva jako subjektu údajů
Pokud uplatníte jakékoliv vaše právo podle tohoto článku nebo dle platných právních předpisů, informujeme o přijatém opatření nebo vymazání vašich osobních údajů nebo omezení zpracování v souladu s vaším požadavkem každého příjemce, kterému byly vaše údaje poskytnuty podle článku 4 těchto Zásad ochrany osobních údajů, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.
Pokud si přejete uplatnit tato práva a/nebo získat příslušné informace, kontaktujte nás prosím na kontaktních údajích uvedených v článku 2 výše.
Při uplatnění své žádosti budete požádáni o poskytnutí některých identifikačních informací, které jste poskytli při registraci. Poskytnutí takových údajů je nezbytné pro ověření, zda byl příslušné požadavek zaslán vámi. Odpovíme vám do jednoho měsíce po obdržení vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu prodloužit o dva měsíce.
6.1 Co můžete požadovat
V souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, které jako správce osobních údajů zpracováváme, právo na jejich opravu, vymazání nebo přenos (např. přenos vašich osobních údajů k jinému poskytovateli služeb), právo podat námitky a také právo požadovat omezení našeho zpracování. Můžete také kdykoliv vzít zpět souhlas, který jste nám poskytli. Vezměte prosím na vědomí, že zpětvzetí vašeho souhlasu neovlivní zákonnost jakéhokoli zpracování uskutečněného na základě vašeho souhlasu před tímto zpětvzetím.
6.2 Oprava vašich osobních údajů
Podle platné právní úpravy máte právo na opravu vašich osobních údajů, které s námi sdílíte.
Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat vaše osobní údaje přesné a aktuální. Vždy nás můžete kontaktovat s dotazem, zda stále zpracováváme vaše osobní údaje.
Pokud zjistíte, že jsou vaše osobní údaje, které zpracováváme, nepřesné nebo neúplné, a nejste schopni aktualizovat vaše osobní údaje podle tohoto článku 6.2, můžete o aktualizaci vašich osobních údajů požádat nás. Ověříme vaši identitu a vaše osobní údaje zaktualizujeme.
6.3 Odvolání vašeho souhlasu a vymazání vašich osobních údajů
Udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat bez uvedení důvodu. Kontaktujte prosím Správce údajů prostřednictvím emailu nebo dopisu. Pokud nás oslovíte s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny vaše osobní údaje, které máme, pokud vaše osobní údaje již nepotřebujeme [např. pro poskytování služeb, plnění smlouvy aj.]. Dále také smažeme (a zajistíme smazání ze strany zpracovatelů, které pověřujeme) všechny vaše osobní údaje v případě, že odvoláte svůj souhlas, nebo pokud to bude vyžadovat zákon.
Vezměte prosím na vědomí, že odvolání vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost jakéhokoliv zpracování prováděného na základě vašeho dříve uděleného souhlasu.
6.4 Zpřístupnění a přenositelnost vašich osobních údajů
Máte právo získat osobní údaje týkající se vaší osoby a osobní údaje, které jste nám poskytli [a to v běžně používaném a strojově čitelném formátu]. Pokud to budete požadovat, zašleme vaše osobní údaje třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve vaší žádosti, pokud takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob, a pokud bude technicky proveditelný.
6.5 Námitky proti zpracování
Máte právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování osobních údajů zpracovávaných na základě našeho oprávněného zájmu, případně pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Pokud se na naší straně neprokážou závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebudeme osobní údaje dále zpracovávat.
6.6 Omezení zpracování
Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve zpracovávání vašich osobních údajů pokračovat, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.
6.7 Stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů
Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
7 Aktualizace Zásad ochrany osobních údajů
Průběžně můžeme Zásady ochrany osobních údajů upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad ochrany osobních údajů se stanou účinnými po zveřejnění aktualizovaných Zásad ochrany osobních údajů na následujícím odkazu: Zásady ochrany osobních údajů. O podstatných změnách vás budeme informovat před datem jejich účinnosti.