Vytvořte svému týmu prostor zvládnout víc než jen plnit termíny
Čím jsme zaneprázdněnější, tím spíše upřednostňuje naléhavé pracovní úkoly před těmi důležitými, které nemají akutní termín dokončení. Jenže když se nevěnujeme důležitým věcem, na kterých často záleží nejvíc, cítíme se stresovaní, zahlcení a bez motivace – a firmy v důsledku toho nejsou tolik produktivní, jak by mohly být, tvrdí autoři článku Getting Your Team to Do More Than Meet Deadlines publikovaném v magazínu Harvard Business Review.
Je pondělí, 9. hodin ráno a vy jste právě dorazili do práce. Váš „to-do-list“ na nový týden je dlouhý, skoro to vypadá, že nemá konec. Na které úkoly byste se měli zaměřit nejdřív?
Přístup, který řada z nás používá až příliš často, říká, že je nejlepší začít těmi nejjednoduššími, bez ohledu na jejich důležitost. V roce 2018 vědci jeho účinek zdokumentovali v pěti experimentech. Zjistili, že lidé upřednostňují naléhavé úkoly před důležitými – i když z nich budou mít menší výnos. A také že když se cítíme zaneprázdněni, budeme pravděpodobně upřednostňovat naléhavé a nedůležité úkoly
A čím zaneprázdněnější jsme, tím spíše se podle tohoto pravidla chováme. Jenomže neustále upřednostňovat naléhavé úkoly před důležitými, které nemají akutní termín dokončení, jako je aktualizace vašeho životopisu nebo nějaká tvořivá práce, znamená, že je pravidelně odsouváme na „později“. Některé neuděláme nikdy. A když se nevěnujeme důležitým věcem, na kterých často záleží nejvíc, cítíme se stresovaní, zahlcení a bez motivace – a firmy v důsledku toho nejsou tolik produktivní, jak by mohly být.
Vyhraďte si proaktivní čas
Co tedy mohou manažeři udělat ve snaze pomoci zaměstnancům bojovat s přirozenou tendencí odkládat na zítřek to, co se dnes neděje? Náš nejnovější výzkum navrhuje jednoduché řešení: nechte zaměstnance vyčlenit čas na práci, která je důležitá, ale nikoli naléhavá, píší autoři. Nazývají to proaktivním časem.
Aby tuhle myšlenku otestovali, provedli se skupinou 46 zaměstnanců americké společnosti Maritz, zabývající se marketingovými službami a průzkumem zákaznických zkušeností, výzkumnou studii. Náhodně přiřadili polovinu zaměstnanců do skupiny „proaktivních“ a instruovali je, aby ve svých kalendářích nastavili opakující se 30minutové týdenní plánovací sezení. Během něj měli vytvořit seznam svých nejdůležitějších a naléhavých pracovních úkolů. Pak si měli pro každý den blokovat dvě hodiny v kalendáři na další 2-3 týdny a vyplňovat tyto „proaktivní“ bloky důležitými, ale ne naléhavými úkoly. Druhá skupina pokračovala v práci normálně jako dosud.
Ještě předtím, než experiment začal, obě skupiny vyplnily 25položkový průzkum, který se zabýval jejich produktivitou, time managementem, úrovní stresu, pracovní zátěží či schopností reagovat na požadavky klientů.
Vyšší efektivita, produktivita a taky spokojenost
Po šesti týdnech zaměstnanci v „proaktivním“ režimu hlásili o 14 % vyšší efektivitu při nakládání se svým časem. Také uvedli, že jsou o 9 % méně zahlceni pracovními úkoly a že se o 12 % zlepšila jejich schopnost více toho zvládnout, splnit důležité termíny a vyřešit významné úkoly rychleji. Naproti tomu zaměstnanci z druhé skupiny uváděli, že jsou při nakládání s časem o 6 % méně efektivní, o 10 % více zavaleni pracovními úlohami a o 4 % méně produktivní.
Pro firmy je asi nejvýznamnější zjištění, že na požadavky klientů reagovali zaměstnanci v obou skupinách stejně. To znamená, že proaktivita nebyla na úkor kvalitního zákaznického servisu. Zaměstnanci v „proaktivní“ skupině se také cítili při své práci celkově šťastnější. (To je podle autorů důležité vzhledem k nedávnému výzkumu, který poskytuje kauzální důkazy o tom, že šťastnější zaměstnanci jsou produktivnější.) Mezi těmi, kteří byli v experimentální skupině, jich 84 % doporučilo, aby byla metoda použita v celé organizaci.
Jak autoři zdůrazňují, jsou v této oblasti pochopitelně nutné další studie. Zjištění však podle nich naznačují, že pomoc zaměstnancům ze strany managementu, aby mohli se svým časem nakládat cíleně a disciplinovaně, může zvýšit jejich pohodu, pocit štěstí a dokonce i produktivitu.
Vypnout mail, Slack, i mobil
Aby však byla proaktivní metoda účinná, lidé nesmí být rozptylováni: žádný e-mail, žádný Slack, žádné textové zprávy. I když by mohlo být lákavé do minuty odpovědět na naléhavou žádost klienta, výzkumy naznačují, že pocit být vždy připraven ovlivňuje naši produktivitu; potřebujeme totiž určitý čas, abychom přestali přemýšlet o jednom úkolu a dokázali plně přesunout pozornost k dalšímu.
Podle autorů článku je pravděpodobné, že manažeři budou chtít zvažovat další otázky. Například jestli by měli proaktivní čas vyhrazovat v kalendářích zaměstnanců kvůli zjednodušení celého procesu. Nebo zda je pro dosažení pozitivních výsledků potřeba zařazovat proaktivní bloky každý pracovní den. Jsou dvě hodiny příliš mnoho nebo příliš málo? Atp. „Mohou začít jednoduše tím, že zjistí, jak velký zájem o tuto věc jejich týmy mají,“ radí autoři. „Anebo mohou po určitý čas experimentovat, aby zjistili, jaký dopad to na jejich zaměstnance a také na klienty může mít. Přičemž doporučujeme zkoušet po dobu nejméně šesti týdnů, aby si zaměstnanci zvykli na postup a zjistili, jaké úkoly naplánovat a na které dny.“
Originál článku v angličtině najdete na Harvard Business Review
Ilustrační foto: Freepik.com